Sie haben die Möglichkeit Workflows mithilfe der Formulare in LOLYO festzulegen.
Diese Funktion kann z.B. ermöglichen, dass Urlaubsanträge automatisch an eine zuvor definierte Person per Chat geschickt werden kann. In Folge kann diese Person einen Status für diesen Antrag festlegen - z.B. "genehmigt" oder "nicht genehmigt" - diese Information kann dann mit nur wenigen Klicks zurück an den/die Antragssteller*in zurück geschickt, oder an eine zusätzliche Instanz weitergeleitet werden.
Empfehlung eigener Benutzer für Chat Nachrichten:
Da die Chat Nachrichten eines Workflows nicht in einem separaten Chat geschickt werden, empfehlen wir einen EIGENEN, separaten Benutzer zu erstellen, welcher nur für die Chat Nachrichten genutzt wird. Somit wäre der "Urlaubs-Antrags-Chat" von "tatsächlichen" Chats getrennt.
Wenn Sie den Status dieses Chat-Benutzers zu Unsichtbar ändern, fallen hierfür keine Lizenz-Gebühren an.
Erstellen Sie ein neues Formular, oder bearbeiten Sie ein bereits vorhandenes. Wählen Sie die Option Formulare speichern, um die Workflow-Funktion sichtbar zu machen.
Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, können Sie die Formfelder erstellen. Für dieses Beispiel benötigen wir nur ein Formfeld mit Formtyp Datum.
Nun legen wir vier Workflow Status fest.
Für dieses Beispiel gibt es zwei Instanzen:
Personalabteilung ("genehmigt" und "nicht genehmigt")
Geschäftsführung ("genehmigt" und "nicht genehmigt")
Sie können optional auch auswählen, ob Mitarbeitende den aktuellen Status einsehen können.
Jetzt definieren wir den eigentlichen Workflow, aufgrund der unterschiedlichen Status.
Hinweis: Es erscheinen zusätzliche Zeilen sobald die aktuelle Zeile gespeichert wurde.
1: Eine automatische Nachricht zur Bestätigung des Erhalts soll an den Formular Absender geschickt werden. Darf Status ändern bleibt deaktiviert, da der Formular Absender den Status selbst nicht ändern darf.
2: Die zweite Zeile soll zum selben Zeitpunkt wie Zeile 1, aufgrund des abgeschickten Formulars, eine Nachricht an die Personalabteilung schicken. Darf Status ändern wird hier festgelegt auf "PersonalAbt - Genehmigt" und "PersonalAbt - Nicht genehmigt".
3: Falls die Personalabteilung, also hier die erste von zwei Instanzen, den Urlaub nicht genehmigt, soll direkt eine Chat Nachricht an den Formular Absender zurückgeschickt werden.
4: Genehmigt die Personal Abteilung den Urlaub, wird der Antrag weiter an die Geschäftsführung geschickt. Darf Status ändern erlauben wir für "GF - Genehmigt" und "GF- Nicht genehmigt".
5: Genehmigt die Geschäftsführung den Urlaub nicht, soll eine Chat Nachricht an die Personalabteilung erfolgen.
6: Genehmigt die Geschäftsführung den Urlaub, soll ebenfalls die Rückmeldung an die Personalabteilung erfolgen.
Erstellen Sie unter Seiten & Menü eine neue Seite, oder fügen Sie das eben erstellte Formular zu einer bereits bestehenden Seite hinzu.
Der/die Mitarbeiter*in füllt nun das Formular aus.
Nach Klick auf Absenden sollte diese Person nun eine neue Chat Nachricht erhalten. Diese enthält den Text welcher beim Workflow zuvor definiert wurde.
Der Benutzer Personalabteilung hat ebenfalls eine Chat Nachricht erhalten.
Nach Klick auf das Pfeilsymbol gelangt man dann zur Status-Auswahl.
Je nach Auswahl des Status an dieser Stelle wird der Workflow-Prozess weiter abgearbeitet, "Genehmigt" in diesem Fall weiter an die Geschäftsführung, "Nicht genehmigt" würde eine Chat Nachricht an den Formular Absender zurück schicken.
Falls in Ihrem Workflow zum Schluss eine bestimmte Person den Status des Formulars in ein Dritt-System übertragen soll (z.B. Kalender), also Zugriff auf den finalen Status erhalten soll, empfehlen wir einen zusätzlichen Status am Ende hinzuzufügen, z.B. "Genehmigt & eingetragen". Diesen Status soll diese Person wählen, um somit auch immer Einsicht in den finalen Status zu haben.
Ab Version 1.2.3 können Sie von der/dem Formular-Absender*in hochgeladene Inhalte im Chat bzw. in der Ansicht in der Sie den Status ändern direkt herunterladen:
Offene Workflow-Formulare, bei denen der Status noch geändert werden kann/soll, können auch unter Seiten & Menü ganz einfach als Dashboard Element eingefügt werden, z.B. auf der Neuigkeiten Seite:
Weitere Informationen zu den Workflow-Formularen finden Sie hier: Wie können Dashboard-Inhalte zu Seiten hinzugefügt werden?
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