Häufig gestellte Frage

Schritt 1:

Erstellen oder exportieren Sie eine CSV-Mitarbeiterliste (mit MS Excel oder aus HR-Software).

Die erste Zeile muss die Spaltenbezeichnungen beinhalten.
Mögliche Felder (Pflichtfelder mit * gekennzeichnet):

Benutzername* (z.B.: Code, Personalnummer, eindeutiger Schlüssel, etc.)
E-Mail
Passwort (initial)
Titel
Vorname*
Nachname*
Position
Gruppen* (z.B. Mitarbeiter*in, Mehrfachzuweisungen möglich, Komma separiert)
Telefon
Anrede

Schritt 2:

Speichern / Exportieren Sie die Liste als CSV-Datei.

Schritt 3:

Wählen Sie Mitarbeiter*innen -> Import/Codes.

Schritt 4:

Wählen Sie die CSV-Datei und klicken Sie auf Hochladen und prüfen.

Schritt 5:

Wählen Sie die entsprechenden Spalten und klicken Sie auf Prüfen.

Schritt 6:

Klicken Sie auf Jetzt importieren, dann erfolgt der tatsächliche Import.
Sie können in Ihrer CSV-Datei jederzeit Zeilen hinzufügen oder entfernen (Mitarbeiter*innen Ab- und Zugänge) und diese reimportieren. Die Einträge werden verglichen und synchronisiert. Hat sich ein/e Mitarbeiter*in bereits aus den CSV-Daten heraus erstmalig angemeldet, so werden bei erneutem Import Daten (z.B.: Name / Position / Gruppen) nicht mehr überschrieben. Möchten Sie, dass beim erneuten Importieren Daten überschrieben werden, aktivieren Sie das Häkchen bei Aktive überschreiben in der jeweiligen Zeile.

Schritt 7:

Mitarbeiter*innen/Nutzer*innen können sich nun einloggen (mit Code / E-Mail und Passwort).
Die Mitarbeitenden erscheinen erst unter „Mitarbeiter*innen“, wenn sich der/die Mitarbeitende tatsächlich einloggt. Wurde eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält der/die Mitarbeitende eine E-Mail zum Bestätigen (Double-Opt in). Wurde kein Passwort angegeben, können Mitarbeitende beim ersten Login selbst eines vergeben (nur mit alphanumerischem Code empfohlen).

Mitarbeitende sind erst lizenzpflichtig, wenn sie sich zumindest einmal eingeloggt haben. Die Anzahl der Einträge im CSV Import ist für die Abrechnung unbedeutend.

Schritt 8 (optional):

Nachdem Mitarbeitende importiert wurden, haben Sie die Möglichkeit Einladungen für die eben importierten Mitarbeiter*innen automatisch zu verschicken. Achtung: Einladungen werden nur an jene Mitarbeiter*innen verschickt, welche auch eine gültige E-Mail bzw. Telefonnummer hinterlegt haben. Entsprechende Texte können unter Einstellungen angepasst werden.

Um einzelne Mitarbeitende per E-Mail oder SMS (weitere Informationen zu SMS) einzuladen, klicken Sie auf Importierte Liste überprüfen.

Nun können Sie durch Klick auf das SMS oder @ Symbol einzelne Einladungen verschicken.

Hinweis 1:

Wird beim CSV-Import ein initiales Passwort vergeben, so ist dieses beim erstmaligen Login zu verwenden.

Falls Sie für die importierten Mitarbeiter*innen Einladungen per E-Mail versenden möchten, bedenken Sie, dass Sie das Passwort nicht als Klartext mit senden können, da Passwörter aus Sicherheitsgründen nur „verschlüsselt“ (=Hash) in der Datenbank abgelegt werden und nicht als Klartext vorliegen.

Wir empfehlen daher ein leicht zu kommunizierendes Passwort (z.B.: SVNr, Geburtsdatum, etc.) zu wählen.

Hinweis 2:

Da ein/e Mitarbeiter*in erst nach dem erstmaligen Login tatsächlich in LOLYO angelegt und damit Lizenz-pflichtig wird, kann vorher keine Passwort-Vergessen Funktion verwendet werden.

Hinweis 3:

Es wird nun angezeigt, wie viele Datensätze geändert wurden, überprüfen Sie ob diese Zahlen plausibel sind.