Wie kann das Terminbuchungstool aktiviert werden?

Last Updated 6 months ago

Das Terminbuchungstool ist ein zusätzliches Add-On, das auf Anfrage für Ihre LOLYO Instanz aktiviert werden kann (nur möglich für Enterprise Kunden).

Falls dieses Add-On noch nicht aktiviert wurde, kontaktieren Sie bitte support@lolyo.net.


Schritt 1:

Wechseln Sie im Administrationsmenü zum Punkt Seiten & Menü. Sie finden hier die beiden Seiten "Admin Terminbuchung" und "Terminbuchung".

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Diese beiden Seiten sind vorerst nur für die Gruppe Administrator sichtbar. Bitte passen Sie die Sichtbarkeit, den Namen der Seiten etc. nach Ihren Wünschen an.


Schritt 2:

Sie finden beide Menüpunkte in der Nutzer*innen Ansicht. Treffen Sie Einstellungen im Admin-Bereich.

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Schritt 3:

Zuerst legen wir die möglichen Termine fest. In diesem Beispiel möchten wir Montag und Mittwoch zwischen 08:00 und 16:00 Uhr, und Freitag zwischen 08:00 und 12.00 Uhr Massage-Termine anbieten.

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Schritt 4 (otional):

Sie können optional auch eine, bzw. mehrere E-Mail-Adressen festlegen, an welche eine E-Mail mit den gebuchten Terminen dieses Tages geschickt wird.

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Anhand dieses Beispiels würde am Mittwoch um 07:30 Uhr die E-Mail gesendet werden (immer 30 Minuten vor dem ersten Termin).

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Schritt 5:

Mithilfe der nächsten Option können Sie festlegen, welche LOLYO Benutzer Zugriff auf die Administration der Terminbuchung haben sollen.

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Würde ein Benutzer ohne diese Berechtigung versuchen die Seite aufzurufen, würde eine Fehlermeldung erscheinen:

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Sie finden die jeweiligen UserIDs im Administrationsmenü unter Mitarbeiter*innen. Platzieren Sie die Maus über dem Bearbeiten / Bleistift-Symbol, unten sehen Sie die zugehörige ID dieses Benutzers.

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Schritt 6:

Passen Sie die Texte nach Belieben an.

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Schritt 7:

Wählen Sie ein Anfang / Ende Datum, wann die Termine grundsätzlich buchbar sein sollen.

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Schritt 8:

Bei der Registrierungshäufigkeit können Sie festlegen, ob generell nur ein Termin pro Benutzer gewählt werden kann, oder ein Termin pro Tag.

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Für unser Beispiel mit Massage-Terminen sollen Personen pro Tag einen Termin buchen können.


Schritt 9:

Mithilfe der TimeSlot-Größe können Sie bestimmen, wie viele Benutzer sich pro Timeslot anmelden können. Im Falle der Massage-Termine soll immer nur pro Person ein Timeslot gebucht werden können.

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Erklärungen:

Eine E-Mail Benachrichtigung wird immer nur am gleichen Tag, 30 Minuten vor dem ersten Termin-Slot versendet und beinhaltet eine CSV mit allen Reservierungen des Tages. Sollte es keine Reservierung an dem Tag geben, wird keine E-Mail versendet. Diese Art der Benachrichtigung wurde ursprünglich für Impf-/Teststraßen konzipiert, damit sich diese vor Dienstbeginn über die Menge der Personen ein Bild machen und sich entsprechend vorbereiten können.

Die Buchungsslots bzw. Zeiten sind immer wochenweise einzugeben. Mitarbeiter:innen sehen immer bis zu 7 Slots in der Zukunft. Das Von/Bis bezieht sich daher nicht auf die Sichtbarkeit, sondern in welchem Zeitraum es Slots zum buchen gibt. Würde Von/Bis leer bleiben, dann könnte man jeden Wochentag buchen (sofern Zeiten oben eingegeben wurden) und die Tage rollieren automatisch weiter.
Wird nun ein Zeitraum in der Zukunft eingegeben, z.b. "Von" 1.1.2023 "Bis" 3.1.2023 so werden die Slots Sonntag (1.1.), Montag (2.1,) und Dienstag (3.1,) angezeigt, auch wenn heute erst der 20.12.22 wäre. Somit können sich Mitarbeiter:innen schon für zukünftige Termine vorab registrieren.




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