Das ePostfach ist ein zusätzliches Add-On, das auf Anfrage für Ihre LOLYO Instanz aktiviert werden kann.
Mithilfe des ePostfachs können Sie Dokumente mit sensiblen Daten wie z.B. Lohnzettel, Dienstverträge, Stammdatenblätter, etc. verschlüsselt und einfach an nur jene Personen verteilen, für welche diese Daten auch tatsächlich gedacht sind.
Organisieren Sie also z.B. die Lohnzettel nach einem gewissen Schema, indem Sie die Dateinamen vorab anpassen, können Sie alle Lohnzettel mit nur einem "Klick" in LOLYO den passenden Personen zugänglich machen.
Sie finden im Administrationsmenü den Menüpunkt Add-Ons.
Falls dieses Add-On noch nicht aktiviert wurde, kontaktieren Sie bitte support@lolyo.net.
Nachdem das ePostfach aktiviert wurde, erscheint der neue Menüpunkt im Administrationsmenü.
Außerdem wurde unter Seiten & Menü automatisch die neue Seite ePostfach angelegt.
ACHTUNG: Bitte passen Sie die Sichtbarkeit dieser Seite an - nach der Aktivierung ist diese Seite per Standard NUR für die Gruppe Administratoren sichtbar!
Die Verteilung / das Zuweisen der Dokumente kann nun erfolgen. Sie können auswählen ob Sie nur einzelne Empfänger erreichen möchten, oder gleich mehrere Empfänger auf einmal.
Einzelne Empfänger:
Um einzelnen Empfängern nur ein einzelnes Dokument zu schicken, wählen Sie eine Bezeichnung und ziehen Sie das Dokument einfach in den unteren grauen Bereich. Die Option Datei verschlüsseln ist per Standard immer aktiviert.
Mehrfache Empfänger (Batch):
Um viele Dokumente an eine breite Masse von Personen verteilen zu können, eignet sich der Batch-Upload. Im Vorfeld müssen nur die Namen der Dokumente angepasst/vorbereitet werden.
In diesem Fall wählen wir den Dateinamen "Lohnzettel-JeweiligerBenutzernameAusLOLYO-April.pdf".
Beim ePostfach muss nun nur mehr der Dateiname definiert werden, in diesem Fall also "Lohnzettel-{Code}-April.pdf".
Welche Dateinamen sind beim ePostfach möglich?
Nachdem die Bezeichnung gewählt wurde, können die Dateien per Drag and Drop in den unteren grauen Bereich gezogen werden.
Jetzt sollte am Ende der Seite eine Erfolgsmeldung ausgegeben werden, bzw. sollte sichtbar sein, an wen die Dokumente geschickt wurden.
War der Upload erfolgreich, sind die Dokumente für die jeweiligen Mitarbeitenden im Nutzer*innen Bereich unter der Seite ePostfach sichtbar:
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