Frequently Asked Question

Beispiel Geburtstagsgrüße mithilfe von Gruppen-Zuweisung

Last Updated 6 months ago

In diesem Beispiel wollen wir Ihnen zeigen, wie es mit LOLYO möglich ist, automatisch Mitarbeitende zu ihrem jeweiligen Geburtstag zu gratulieren, indem wir eine personalisierte Geburtstags-Neuigkeit sichtbar machen.

Voraussetzung hierfür ist, dass die Empfänger ihren Geburtstag in einem erweiterten Profilfeld hinterlegt haben (entweder durch Administrator*in hinzugefügt bzw. schon beim Import mit dabei, oder durch den/die Mitarbeitende/n selber im Profil hinterlegt -> Wie können neue Felder für das erweiterte Profil erstellt werden?).

Für dieses Beispiel haben wir also zuvor schon erweiterte Profil-Felder angelegt, und diese entsprechend befüllt. Wichtig ist hierbei nur, dass der Typ als Datum definiert wurde:

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Außerdem haben wir im Vorfeld die Gruppe "Geburtstags-Kinder" erstellt. Dieser Gruppe sollen Benutzer*innen automatisiert zugewiesen werden. Ist man der Gruppe zugewiesen, soll unter Neuigkeiten ein neuer Beitrag mit einer Geburtstags-Nachricht sichtbar werden. Diesen Beitrag haben wir unter Neuigkeiten erstellt. Wichtig hierbei: Aktivieren Sie die Sichtbarkeit nur für die extra angelegt Gruppe.

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Nun navigieren wir zum Menüpunkt Automation und wählen Neue Automation erstellen.

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Im ersten Schritt der Erstellung wählen wir die Bezeichnung, wann die Aktivität grundsätzlich beginnen soll, das Intervall (also ob das Prüfen der Bedingungen / das Ausführen der Aktivität nur einmalig oder jeden Tag passieren soll), und wann die Aktivität beendet werden soll.

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Da die Überprüfung ob jemand Geburtstag hat täglich stattfinden soll, wählen wir bei Intervall täglich.

Im nächsten Schritt wählen wir als Zielgruppe die Gruppe Demo-Gruppe aus.

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Bei den Bedingungen wählen wir das zuvor definierte, erweiterte Profil-Feld "Geburtstag"

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Zusätzlich wollen wir die Uhrzeit ignorieren, sowie das Jahr ignorieren.
= ist gleich ist bei Geburtstagsgrüßen die richtige Option, da die Aktivität ja genau an diesem Tag (Heute) durchgeführt werden soll.

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Klickt man nun auf Aktualisieren gelangt man zur Ansicht der Mitarbeiter*innen, welche diese Aktivität betreffen würde. Da heute niemand Geburtstag hat, sind die voraussichtlichen Empfänger noch 0.

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In Schritt 3 können wir definieren, welche Aktion getätigt werden soll, wenn die Bedingungen zutreffen. Hier möchten wir, dass Gruppe zuweisen als Aktion getätigt wird, zu einer zuvor erstellten Gruppe, hier "Geburtstags-Kinder".

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Die Besonderheit bei automatisierten Gruppen-Zuweisungen ist, dass wir die Mitglieder nach ihrem Geburtstag auch wieder entfernen möchten. Deshalb erstellen wir einen zweiten Automatisierungs-Vorgang:

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Wurde alles korrekt eingestellt, erscheint für die Mitarbeitenden an ihrem jeweiligen Geburtstag eine Neuigkeit.

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